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Da forfettario a ordinario: quando conviene davvero per un igienista freelance

Soglia 85k, costi reali, IRPEF a scaglioni 2026 (23/33/43%). Quando l'ordinario batte davvero il forfettario per un igienista, con 3 scenari numerici.

Paolo CristiniFounder, Polaris Digital19 min di lettura

Nota. Articolo focalizzato su igienisti dentali freelance in regime forfettario che valutano il passaggio al regime ordinario. Per odontoiatri la cornice previdenziale è ENPAM e non INPS Gestione Separata: i ragionamenti sui costi e sui tetti restano validi, l'aliquota contributiva no (vedi calcolatore odontoiatra). Numeri aggiornati ad aprile 2026 secondo L. 190/2014, L. 197/2022, Legge di Bilancio 2026 (L. 199/2025), circolare INPS n. 8/2026. Fonti istituzionali in fondo.

Sei al quinto anno di partita IVA forfettaria. Il fatturato sale: dai 28.000 € del primo anno sei arrivato a 62.000 €. Il commercialista ti scrive una mail: "Quest'anno siamo a 62k, l'anno prossimo se continui così tocchi gli 80k. Inizia a valutare l'ordinario". Tu rileggi tre volte la frase. Ordinario. La parola che hai sempre evitato. Apri Google, digiti "igienista forfettario o ordinario", trovi 30 articoli scritti da generalisti che parlano di "soglie generali" e "valutazione caso per caso", senza darti un numero su cui ragionare.

Questo articolo prova a darti i numeri. Tre scenari di igienista (junior, mid, senior vicino al limite) con calcolo reale del confronto, costi tipici della professione che diventano detraibili in ordinario, tre errori che vedo regolarmente nei passaggi mal gestiti. Spoiler: la risposta non è "ordinario sempre" né "forfettario sempre". Dipende da una metrica precisa che puoi calcolare a tavolino.

Se vuoi prima farti un quadro fiscale base, parti dal calcolo netto igienista forfettario e da quanto guadagna davvero un igienista freelance. Quello che segue presuppone che tu sappia già come funziona il forfettario base.

Le 3 ragioni per cui si esce dal forfettario

Tre situazioni distinte, tre logiche diverse. Quasi tutti gli igienisti che vedo passare all'ordinario rientrano in una di queste tre.

1. Obbligo per superamento del limite di 85.000 €. È lo scenario più frequente nel medio-lungo periodo per chi cresce. La L. 197/2022 (Legge di Bilancio 2023) ha innalzato il limite di ricavi da 65.000 € a 85.000 €, ed è confermato anche nel 2026. Se in un anno superi 85k ma resti sotto 100k, finisci l'esercizio in forfettario e dal 1° gennaio successivo passi all'ordinario in automatico. Se superi 100k, l'uscita è immediata: dall'operazione che ha causato lo sforamento devi applicare l'IVA, con tutti gli obblighi conseguenti per quell'anno stesso. È la "tagliola anti-evasione" pensata per chi nasconde fatture a fine anno per non sforare.

2. Scelta volontaria per maggior detraibilità dei costi reali. Se i costi che sostieni (formazione, strumenti, trasferte, software, RC professionale, contabilità) sono molto sopra il 22% di "costi presunti" che il forfettario ti riconosce con il coefficiente 78%, l'ordinario può convenire. È il caso meno frequente per gli igienisti di oggi (che mediamente hanno costi reali tra il 10% e il 18% del fatturato), ma diventa una possibilità concreta per chi affitta un riunito proprio, fa molta formazione specialistica, o investe in attrezzature personali.

3. Fine del quinquennio agevolato 5% combinata con costi reali alti. Quando esci dai 5 anni iniziali e perdi l'aliquota startup, il forfettario passa al 15% di imposta sostitutiva. Se nel frattempo i costi reali sono cresciuti (più formazione obbligatoria ECM, più trasferte multi-studio, magari l'investimento in un proprio spazio in subaffitto), l'ordinario diventa più competitivo di quanto fosse prima. È il momento "giro di boa" in cui molti rifanno i conti.

Una quarta motivazione che vedo emergere è la necessità di IVA detraibile in acquisto: se compri attrezzature significative (un riunito da 12.000 €, un OPT portatile da 6.000 €, un kit Air Polishing top di gamma da 3.000 €), in ordinario puoi recuperare il 22% di IVA. In forfettario quel 22% è un costo netto definitivo. Su un anno di forti investimenti, sono 3.000-5.000 € che cambiano la convenienza relativa dei due regimi.

Cosa cambia operativamente, in 6 punti

Il passaggio non è solo "pago più o meno tasse". Cambia tutta la struttura amministrativa. Sei elementi concreti.

Imposta sostitutiva 15% (o 5% startup) sostituita da IRPEF a scaglioni. Nel 2026 le aliquote IRPEF, dopo la riduzione del secondo scaglione operata dalla Legge di Bilancio 2026, sono: 23% fino a 28.000 €, 33% da 28.000 a 50.000 € (sceso dal 35% al 33% per redditi fino a 200.000 €), 43% oltre 50.000 €. A queste si sommano addizionali regionali (1,23-3,33% a seconda della regione) e comunali (0-0,9%). L'IRPEF è progressiva, quindi sui primi 28k paghi sempre 23% anche se il tuo reddito è 60k.

Coefficiente forfettario 78% sostituito da costi reali documentati. Il forfettario assume che il 22% del tuo fatturato siano costi e ti tassa solo il 78%. L'ordinario ribalta la logica: prendi il fatturato e sottrai i costi effettivamente sostenuti e documentati con fattura. La base imponibile può essere più alta o più bassa del 78% a seconda di quanto spendi davvero.

IVA in vendita 22% e detraibile in acquisto. Le tue prestazioni sanitarie a paziente persona fisica restano esenti IVA per art. 10 DPR 633/1972 (è un'esenzione di settore, non un regime speciale). Le tue prestazioni B2B verso lo studio committente diventano invece imponibili IVA al 22% (questo è il punto delicato: lo studio paga 22% in più rispetto a oggi, ma se è anche lui in regime ordinario lo recupera, se è in forfettario lo subisce come costo netto). Allo stesso tempo recuperi tu il 22% sugli acquisti professionali (strumenti, materiali, formazione che applica IVA, software).

Niente più ritenuta d'acconto in fattura B2C, ma ritenuta 20% sui compensi B2B. I committenti soggetti d'imposta (studi dentistici come ditte individuali, srl, sas) trattengono il 20% di ritenuta sui tuoi compensi imponibili e lo versano per tuo conto come acconto IRPEF. Si recupera in dichiarazione, ma cambia il flusso di cassa: incassi 80% e devi aspettare il 730 dell'anno dopo per la rettifica.

Marca da bollo solo su fatture esenti IVA, regole invariate. Restano i 2 € di marca da bollo sulle fatture esenti IVA (B2C verso paziente) sopra i 77,47 €. Nessuna semplificazione qui.

INPS Gestione Separata 26,07% invariata, ma calcolata sul reddito netto effettivo. L'aliquota 2026 confermata dalla circolare INPS n. 8 del 3 febbraio 2026 resta 26,07% (25% + 0,72% + 0,35% Iscro). La differenza è la base: in forfettario è 78% del fatturato meno deduzioni, in ordinario è il reddito netto effettivo (fatturato meno costi). Se i costi reali sono alti, paghi meno INPS in ordinario. Se sono bassi, paghi più INPS perché la base è più alta del 78% forfettizzato.

A questi sei punti si aggiungono obblighi formali: registri IVA (acquisti, vendite, corrispettivi), liquidazione IVA mensile o trimestrale, dichiarazione IVA annuale, modello Redditi PF con quadri complessi (RE, RG, RH a seconda dei casi), studi di settore o ISA. Tradotto in costi: il commercialista in ordinario costa 1.500-3.000 €/anno contro 400-800 € del forfettario. Anche questo va contato.

Costi tipici dell'igienista freelance che diventano detraibili in ordinario

Il punto centrale del confronto. Quali costi puoi davvero portare in detrazione, e quanto valgono per un igienista mid-career italiano nel 2026.

Formazione e aggiornamento ECM. Master in parodontologia, corsi di posturologia applicata, formazione Air Polishing, eventi AIDI, abbonamenti a riviste scientifiche, accreditamento ECM annuale. La L. 81/2017 (Jobs Act lavoro autonomo) prevede la deducibilità integrale fino a 10.000 €/anno, comprese spese di vitto, alloggio e viaggio per la frequenza dei corsi. È una delle voci più rilevanti per l'igienista che si specializza: 1.500-3.500 €/anno è la spesa tipica.

Strumentazione propria. Curette manuali Hu-Friedy o LM, sonde parodontali computerizzate, ablatore portatile per chi gira più studi, kit Air Polishing con polveri, lenti ingrandenti, occhialini con lampada. Spesa tipica: 800-2.500 €/anno tra acquisti nuovi e sostituzioni. In ordinario detrai il costo (ammortizzato se sopra 516,46 €, deducibile interamente se sotto) e recuperi il 22% di IVA.

Attrezzature di studio personali. Loupe binoculari (1.500-3.000 € una volta), illuminazione frontale a LED (300-800 €), camice e divise tecniche (200-400 €/anno), scarpe antinfortunistiche specifiche. Spesa tipica annualizzata 600-1.800 €/anno se metti in ammortamento i loupe.

RC professionale. Polizza obbligatoria per chi esercita nel settore sanitario (D.M. 22 settembre 2016 e L. 24/2017 "Gelli-Bianco"). Costo tipico per igienista freelance 200-500 €/anno a seconda della copertura e dello storico sinistri. Deducibile al 100% in ordinario.

Software gestionale. DentFlow, eventuali altri tool fiscali, spazio cloud per archiviazione documentale, fatturazione elettronica. Spesa tipica 60-200 €/anno. Deducibile interamente.

Trasferte tra studi. Per chi lavora multi-studio è la voce più sottostimata. Carburante, manutenzione auto, pedaggi, parcheggi nei centri città, eventuale leasing/ammortamento auto (con i limiti del TUIR art. 164). La deduzione auto per professionisti è al 20% del costo, sopra una soglia di 18.075,99 € di valore auto, 80% di carburante con tracciabilità via carta. Spesa tipica deducibile per chi gira tra 3 studi: 1.500-3.000 €/anno.

Telefono, computer, contabilità. Smartphone professionale (ammortamento), abbonamento dati, computer portatile (ammortamento 20% annuale o spesa intera sotto 516,46 €), stampante, parcella commercialista (deducibile al 100%), eventuale software fatturazione. Totale tipico 400-800 €/anno.

Sommando per il mid-career italiano del 2026: 5.000-10.000 €/anno di costi reali documentabili. In forfettario questi costi sono "lasciati sul tavolo": il regime ti riconosce un 22% forfettario indipendente da quello che spendi davvero. Su un fatturato 50k il 22% sono 11.000 €, su un fatturato 30k sono 6.600 €. Se i tuoi costi reali sono sotto questa soglia, il forfettario è ancora vincente. Se sopra, l'ordinario inizia a pesare.

Break-even, 3 scenari concreti

Tre profili di igienista, tre confronti numerici. I numeri sono sempre lordi, prima delle addizionali regionali e comunali (che aggiungono 1-3% al carico ordinario).

Sara, junior. 25.000 € di fatturato, costi reali 2.000 €

Sara è al secondo anno di partita IVA, lavora in due studi, ha appena finito il corso base AIDI di parodontologia. Costi reali documentabili: 2.000 € totali (RC 250 €, software 80 €, formazione 600 €, strumenti 400 €, trasferte 500 €, contabilità 200 €).

Scenario forfettario 5% (è ancora nei primi 5 anni di startup):

  • Reddito imponibile = 25.000 × 78% = 19.500 €
  • INPS = 19.500 × 26,07% = 5.084 €
  • Imposta sostitutiva 5% = (19.500 − 5.084) × 5% = 721 €
  • Carico fiscale totale: 5.805 €
  • Netto: 19.195 €

Scenario ordinario:

  • Reddito netto = 25.000 − 2.000 costi reali = 23.000 €
  • INPS = 23.000 × 26,07% = 5.996 €
  • Reddito imponibile IRPEF = 23.000 − 5.996 = 17.004 €
  • IRPEF 23% (sotto soglia 28k) = 17.004 × 23% = 3.911 €
  • Aggiungo addizionali regionali 1,73% media = 294 €
  • Aggiungo commercialista 1.500 € extra rispetto a forfettario = 1.500 €
  • Carico fiscale totale: 11.701 € (di cui 1.500 € costo commercialista già conteggiato)
  • Netto: 11.299 €

Verdetto Sara: forfettario 5% vince con margine ampio. Differenza 5.896 €/anno a favore del forfettario. Per uscirne dovrebbe avere costi reali sopra 6.000 € (il 24% del fatturato), molto improbabile per un junior. Per chi è ancora nel quinquennio startup, l'ordinario non conviene quasi mai sotto i 35k di fatturato.

Marco, mid-career. 50.000 € di fatturato, costi reali 8.000 €

Marco è al sesto anno di PIVA, ha perso lo sconto startup, lavora in tre studi e ha iniziato un master in parodontologia. Costi reali: 8.000 € (RC 350 €, formazione 3.000 €, strumenti 1.200 €, trasferte 2.200 €, software 120 €, telefono+computer 400 €, contabilità 730 €).

Scenario forfettario 15%:

  • Imponibile = 50.000 × 78% = 39.000 €
  • INPS = 39.000 × 26,07% = 10.167 €
  • Imposta 15% = (39.000 − 10.167) × 15% = 4.325 €
  • Carico fiscale totale: 14.492 €
  • Netto: 35.508 €

Scenario ordinario:

  • Reddito netto = 50.000 − 8.000 = 42.000 €
  • INPS = 42.000 × 26,07% = 10.949 €
  • Reddito imponibile IRPEF = 42.000 − 10.949 = 31.051 €
  • IRPEF: 28.000 × 23% + (31.051 − 28.000) × 33% = 6.440 + 1.007 = 7.447 €
  • Addizionali regionali 1,73% media = 537 €
  • Costo commercialista extra ~1.500 €
  • Carico fiscale totale: 20.433 €
  • Netto: 29.567 €

Verdetto Marco: forfettario 15% vince ancora, ma il margine si è stretto. Differenza 5.941 €/anno a favore del forfettario. Per arrivare al pareggio Marco dovrebbe avere costi reali sopra 13.000 € (il 26% del fatturato). È un livello di costi molto alto per un mid-career, ma raggiungibile se nello stesso anno fa un master importante (3.500 €), compra strumentazione nuova (2.500 €), affitta un riunito proprio per pochi pazienti (4.000-5.000 € di subaffitto). Quasi pareggio quando i costi superano il 22% del fatturato, sotto questa soglia il forfettario resta avanti.

Giulia, senior. 80.000 € di fatturato, costi reali 15.000 €

Giulia è all'undicesimo anno, vicina al limite degli 85k, ha un riunito proprio in subaffitto un giorno alla settimana e specializzazione completa in parodontologia. Costi reali: 15.000 € (subaffitto riunito 6.000 €/anno + materiali consumabili 1.800 € + RC alta copertura 500 € + formazione continua 3.500 € + strumenti specialistici 1.500 € + trasferte 1.200 € + software+telefono+computer 600 €).

Scenario forfettario 15%:

  • Imponibile = 80.000 × 78% = 62.400 €
  • INPS = 62.400 × 26,07% = 16.268 €
  • Imposta 15% = (62.400 − 16.268) × 15% = 6.920 €
  • Carico fiscale totale: 23.188 €
  • Netto: 56.812 €

Scenario ordinario:

  • Reddito netto = 80.000 − 15.000 = 65.000 €
  • INPS = 65.000 × 26,07% = 16.946 €
  • Reddito imponibile IRPEF = 65.000 − 16.946 = 48.054 €
  • IRPEF: 28.000 × 23% + (48.054 − 28.000) × 33% = 6.440 + 6.618 = 13.058 €
  • Addizionali regionali 1,73% media = 831 €
  • Costo commercialista extra ~1.800 €
  • Carico fiscale totale: 32.635 €
  • Netto: 47.365 €

Verdetto Giulia: forfettario vince ancora, differenza 9.447 €/anno a favore. Per il pareggio servirebbero costi reali sopra 22.000 € (oltre il 27% del fatturato). È un livello che vedo raggiunto solo quando il riunito proprio diventa una piccola attività satellite con propri pazienti e marginalità autonoma. Per la grande maggioranza degli igienisti che si avvicinano al limite di 85k, il forfettario resta vincente fino all'ultimo €.

Quando però Giulia supera 85k e passa obbligatoriamente all'ordinario, lo scenario ordinario qui calcolato diventa la sua nuova realtà: non più il "ho scelto se passare", ma il "sono passato e questo è quello che pago". Da quel momento il discorso cambia radicalmente: l'unica leva diventa massimizzare i costi documentabili davvero sostenuti.

Il punto vero: il break-even non è di fatturato, è di percentuale-costi

Tre scenari diversi, una stessa lezione: il break-even tra forfettario e ordinario non si misura in € di fatturato. Si misura in rapporto costi reali / fatturato. La regola pratica:

  • Se i costi reali documentabili sono sotto il 22% del fatturato, forfettario vince quasi sempre.
  • Se sono tra il 22% e il 28%, siamo in zona pareggio. Bisogna fare il conto specifico considerando addizionali, costo commercialista, IVA in acquisto recuperabile.
  • Se sono sopra il 28%, l'ordinario inizia a vincere in modo strutturale.

Per la maggioranza degli igienisti freelance italiani il rapporto costi/fatturato sta tra il 10% e il 18%. Significa che il forfettario è vincente per la quasi totalità della professione fino al limite di 85k, e diventa una scelta forzata solo quando lo si supera.

L'unica eccezione strutturale che vedo: igienisti con riunito proprio significativo (un giorno alla settimana o più), che combinano alto fatturato a costi reali superiori al 25% (subaffitto, materiali consumabili, propria stratificazione di pazienti che richiedono comunicazione e marketing). Lì il calcolo si avvicina al pareggio anche sotto gli 85k, e l'ordinario diventa una scelta consapevole, non subita.

3 errori comuni nel passaggio

I tre errori più frequenti che vedo nei passaggi mal gestiti.

1. Aspettare di superare 85k invece di anticipare. Chi gestisce passivamente il proprio fatturato finisce per superare 85k a ottobre, scopre la cosa a dicembre quando il commercialista chiude i conti, e il 1° gennaio si trova catapultato nell'ordinario senza preparazione. L'approccio giusto è il contrario: a giugno dell'anno corrente già sai se stai per superare. Quel semestre lo usi per allinearti (registri IVA, codice fiscale dello studio aggiornato, eventuali ammortamenti posticipati per ricadere nell'anno ordinario, contratto commercialista nuovo). Anticipare significa entrare nell'ordinario preparati, non subirlo.

2. Non tracciare i costi durante l'ultimo anno di forfettario. È un errore strategico grave. Nell'ultimo anno di forfettario in cui sei vicino a sforare, dovresti già stare tracciando ogni € di costo professionale come se fossi in ordinario, anche se non ti serve fiscalmente. Perché? Perché serve a te per fare la simulazione 2027 prima del 1° gennaio. Senza dati storici di costi reali, sei costretto a decidere "alla cieca" se aderire all'ordinario per opzione o aspettare l'obbligo. Con i dati, decidi su base oggettiva. DentFlow tiene per te il registro costi anche se sei in forfettario, proprio perché serve quando arriva il momento del salto.

3. Pensare che "ordinario = più tasse" in modo automatico. Non sempre è vero. Su un mid-senior con costi reali alti e dove l'IVA recuperabile in acquisto è significativa, l'ordinario può essere quasi alla pari del forfettario. Il discorso "perdo il forfettario" diventa narrativa emotiva quando andrebbe sostituito con un calcolo. Quasi sempre il calcolo conferma il forfettario, ma in alcuni casi specifici (riunito proprio, alto investimento in attrezzature, formazione molto sopra la media) il bilancio si bilancia o si ribalta.

Roadmap pratica: come decidere nei 6 mesi prima del passaggio

Se il tuo commercialista ti ha detto "valuta l'ordinario per il prossimo anno" o se sei in vista del limite di 85k, questi sono i 5 step nei 6 mesi che precedono.

Step 1 (mese 1), foto dei costi reali dell'ultimo anno completo. Riprendi tutto: estratto conto, scontrini, ricevute formazione, ricevute trasferte, fatture commercialista. Crei una tabella con voce, importo, percentuale del fatturato. È la tua baseline.

Step 2 (mese 2), proiezione fatturato 12 mesi seguenti. Sulla base degli ultimi 6 mesi, proietti i prossimi 12. Se sei sopra 85k stimati, l'obbligo è certo. Se sei tra 75k e 85k, la decisione è di opzione: vale la pena anticipare, o aspettare?

Step 3 (mese 3), simulazione formale dei due scenari. Con il commercialista (o usando un foglio Excel strutturato), calcoli forfettario 15% vs ordinario su 3 ipotesi di fatturato (basso 70k, atteso 80k, alto 90k) e 3 ipotesi di costi (attuale 12%, possibile 18% se aumenti formazione, alto 25% se aggiungi riunito proprio). Hai una matrice 3×3 di scenari. Vedi dove si colloca il pareggio.

Step 4 (mese 4-5), preparazione amministrativa. Se la decisione è ordinario (per opzione o per imminente obbligo): registrazione presso Agenzia Entrate dell'opzione (apertura registro IVA), accordo con il commercialista per il salto di regime (con stima costo aggiuntivo annuo), comunicazione agli studi committenti del passaggio (alcuni studi vorranno aggiornare il contratto perché la fattura cambia formato), preparazione strumenti di tracciamento costi più granulare.

Step 5 (mese 6), decisione finale e setup. Decidi entro la fine di novembre. Da gennaio sei operativo nel nuovo regime. Importante: dal 2026 (Legge di Bilancio 2026, L. 199/2025) è caduto il vincolo triennale di permanenza nell'ordinario quando si scelga per opzione. Significa che se scegli ordinario nel 2027 ma poi nel 2028 il fatturato cala sotto 85k, puoi rientrare nel forfettario. È una novità importante: l'ordinario per opzione non è più una scelta "no-return" come prima.

Quando il dato granulare cambia tutto

Il filo conduttore che lega tutta questa decisione è uno: avere dati storici puliti sui propri costi e ricavi. Senza, decidi a sentimento. Con, decidi su numeri.

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Fonti

Articolo aggiornato al 1° maggio 2026. Riferimenti normativi a L. 190/2014, L. 197/2022, L. 199/2025 (Legge di Bilancio 2026), circolare INPS n. 8/2026, L. 81/2017. Gli scenari "Sara/Marco/Giulia" sono ricostruzioni illustrative coerenti con i range di costo della professione, non profili reali. Le simulazioni numeriche sono indicative e non sostituiscono il parere personalizzato del proprio commercialista.

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